Feedbackkultur

Vad är en feedbackkultur?

I en kultur byggd på återkoppling:

Har organisationen strukturerat in återkoppling som en del av vardagen
Prioriterar vi meningsfull uppskattning
Agerar ledare förebilder i att be om, ge och ta emot feedback konstruktivt
Uppmärksammas framsteg
Är det viktigare att lära av misstag än att göra rätt
Förmedlas och tränas regelbundet förmågan att ge, be om och ta emot feedback

Feedbackkultur
för utveckling och engagemang

En feedbackkultur är ett medel, inte ett mål

Först och främst är det viktigt att understryka att feedback och en feedbackkultur inte är ett syfte i sig, feedback är ett medel att använda för att nå våra mål. När vi jobbar tillsammans för ett ändamål så gynnas vårt syfte långsiktigt i en miljö där vi är trygga med varandra så vi vågar vara oss själva och dela med oss av det vi kan och tycker och där vi kommunicerar effektivt. En feedbackkultur hjälper oss med det.

Lärande och utveckling är fokus i en feedbackkkultur

I en feedbackkultur använder vi återkoppling för trygghet, lärande och utveckling. Vi ger tydlig, ärlig, användbar och relevant feedback ofta och av välvilja mellan chefer och medarbetare, i båda riktningarna. Vi tar emot feedback konstruktivt och ber ofta om andras synpunkter på det vi gör. Det har en rad effekter som lyfter oss både som enskilda och organisationer i stort.

När vi vill varandra väl blir feedback mycket enklare

Vi vill varandra väl och utgår från det när vi hanterar feedback. Vi vågar säga vår mening när vi har synpunkter. Vi vågar ta ansvar för vår utveckling genom att be om feedback eftersom vi litar på att andra vill oss väl. När vi får återkoppling letar vi efter det vi kan ha nytta av i den i stället för att försöka hitta motargument. Vi slösar med uppskattning och vet att vår viktigaste roll är att hjälpa andra att bli medvetna om sin kapacitet, sina styrkor och sina unika bidrag.

Ta de här stegen för att skapa en feedbackkultur

Stegen överlappar och går in i varandra. Det behöver inte vara så att ni gör dem i ordningen de presenteras. Det viktiga är att ni täcker in alla punkter.

1. Skaffa kunskap och träning i att hantera feedback

Säkerställ att ni har en gemensam grund av kunskap om feedback och att alla i verksamheten tränar på att hantera återkoppling (miniminivån är att alla ledare får sådan kunskap och träning) både när det gäller att ge, ta emot och be om feedback. Det är viktigt att ni både vet hur man gör och har en förståelse för vad som kan göra feedback svårt och skapa försvarsreaktioner.

2. Bygg tillit och säkra psykologisk trygghet (LÄNKAT till sidan om PT)

Gör det här enkla testet LÄNK till testet på sidan om psykologisk trygghet) som ger en uppfattning om hur den psykologiska tryggheten i teamet är, börja diskutera och se vad det är ni behöver lägga till eller ta bort för att människor ska känna sig bekväma att göra sin röst hörd, våga pröva nytt och stå för sina missar.

I de flesta fall finns enorm brist på uppskattning i grupper med låg psykologisk trygghet. Att satsa på uppskattning av rätt sort är ofta det bästa att börja bygga trygghet med.

Särskilt viktiga beteenden för tillit till dig som chef är att du gör det säger du ska göra och håller dina löften; att du upplevs som rättvis, att du kommunicerar öppet och transparent.

3. Led som förebild
Använd själv de beteenden du vill se hos andra.

Var transparent och tydlig så att alla förstår dina förväntningar och beslut.

Se och bry dig om dina medarbetare som personer och visa det.

Ge massor av sådan uppskattning som verkligen lyfter (d.v.s. inte bara en klapp på axeln och ett ”bra jobbat”).

Något av det viktigaste du som chef kan vara en förebild i är att be om feedback och ta emot den väl.

Var omtänksamt ärlig med feedback om förbättring och ta den direkt när du ser att det finns ett problem.

4. Ge alla motiverande kunskap om kultur, förhållningssätt & förändring

Jobba med er kultur genom att prata om vad en bedömningskultur och en utvecklingskultur är.

Prata om mindset, (LÄNK till sidan om mindset) hur vårt förhållningssätt påverkar hur vi hanterar feedback och hur vi kan utveckla det.

Hjälp gruppmedlemmarna att förstå hur motivation fungerar och ge dem redskap för att motivera sig själva.

Prata om förändring och ge beredskap att hantera de motgångar som utveckling innebär.

5. Skapa delaktighet i förändringsprocessen
Viktigast är att visa att du/ledningen är intresserad av att få många olika perspektiv på verksamheten, att allas input är viktig, att delaktighet inte är ett spel för gallerierna utan en realitet.

Bjud in till samtal och LYSSNA aktivt, för att verkligen förstå.

Låt det människor tycker få leda till förändring och förklara varför i de fall det inte blir så.

Involvera alla i att tycka, tänka och komma med förslag när det gäller hur ni vill ha det tillsammans och vad ni behöver göra för att komma dit.

När människor märker att det de säger gör skillnad växer engagemang och förtroende.

6. Strukturera in feedback i verksamheten
Lägg tid på att strukturera in feedback i rutiner och processer så ni blir vana att använda era feedbackkulnskaper.

Identifiera tillfällen till att använda feedback och kom fram till hur ni ska göra i varje situatione, exempelvis när ni arbetar i projekt, när ni ska lösa ett problem, vid rekrytering, innan och efter ett möte etc.

Ska ni ta en feedbackrunda, ge 1:1 feedback, ha ett forum där ni delar med er av misstag ni lärt er av, ta fler korta avstämningar, ha en uppskattningsvägg (fysiskt eller digitalt)?

Skapa traditioner. Bygg rutiner. Och kom ihåg att planera utifrån alla medarbetares förutsättningar, oavsett om de jobbar tillsammans fysiskt eller på distans.

Hör gärna av dig om du vill ha rådgivning om en plan för hur just din verksamhet kan börja bygga en feedbackkultur LÄNK.

Jag tycker organisationskultur är ett luddigt ord. Vad innebär det egentligen och vad är kopplingen till feedback?

Vår organisationskultur är summan av hur vi gör saker hos oss

Det finns många sätt att definiera organisationskultur men i grunden handlar det om ”hur vi gör saker här” och varför. Hur vi är mot varandra och i grunden hur vi för alla de samtal som bygger relationerna som i sin tur utgör en stor del av kulturen.

Rädsla styr i en bedömningskultur

Drivs vi av rädsla eller välvilja? Är det RÄTT hos oss att pröva något nytt för att lösa ett problem eller är det viktiga att vi gör som vi alltid har gjort? I en bedömningskultur är vi rädda för att göra fel, därför blir vi passiva, tar inga risker. Vi vaktar revir och delar inte gärna med oss av kunskap. När något går fel letar vi syndabockar och dömer ut den som gjort en miss. Vi sköter oss själv så mycket som möjligt. Det finns en misstro mot andra som gör att vi döljer saker samt letar fel och dolda motiv i det de säger till oss.

I en utvecklingskultur är öppenhet och välvilja i centrum

Det motsatta är en utvecklingskultur där öppenhet, välvilja och en önskan att utvecklas står i centrum. Vi har tydliga, motiverande mål som vi alla, oavsett roll, ser hur vi bidrar till. Vi bryr oss om varandra. Vi är inriktade på lärande oavsett om det handlar om att hantera misstag eller lösa problem. Vårt fokus är att se och uppskatta andra.

Med fokus på utveckling blir vi engagerade och kreativa

En sådan kultur trivs människor i. Alla framgångsfaktorer för en lyckad organisation påverkas, från medarbetarengagemang till kundnöjdhet, produktivitet, frånvaro, personalomsättning och innovation.

En feedbackkultur är en del av en utvecklingskultur

Hur vi delar med oss av synpunkter, hur vi ger uppskattning och hur vi förhåller oss till vårt eget lärande är en nödvändig del av en utvecklingskultur. En feedbackkultur är en del av, en följd av och en bidragande orsak till en utvecklingskultur.

Vad är en feedbackkultur och är det något vi bör satsa på? Hur gör vi i så fall?

Lärande och utveckling är fokus i en feedbackkkultur

I en feedbackkultur

står lärande och utveckling i fokus. Vi ger tydlig, ärlig, användbar och relevant återkoppling ofta och av välvilja mellan chefer och medarbetare, i båda riktningarna. Vi tar emot feedback konstruktivt och ber ofta om andras synpunkter på det vi gör. Det har en rad effekter om lyfter oss som enskilda och hela organisationer

När vi vill varandra väl blir feedback mycket enklare

Vi vill varandra väl och hanterar feedback med det som utgångspunkt. När ett problem uppstår tar vi tag i det innan det hunnit växa sig stort. Vi vågar ta ansvar för vår utveckling genom att be om feedback eftersom vi litar på att andra vill oss väl. När vi får återkoppling letar vi efter det vi kan ha nytta av i den i stället för att försöka hitta motargument. Vi slösar med uppskattning och vet att vår viktigaste roll när det gäller feedback är att hjälpa andra att bli medvetna om sin kapacitet, sina styrkor och sina unika bidrag.

Trygghet=trivsel & engagemang

I en sådan kultur trivs människor för vi känner oss trygga när vi litar på att andra vill oss väl och värderar det vi bidrar med. Vi stöttar varandra. Feedbackkulturen engagerar starkt och bygger lojalitet: Den göder nytänkande och kreativitet eftersom människor vågar tänka utanför boxen och testa nya sätt att göra saker på. Vi ser och uppskattar varandra vilket ger massor av positiv energi.

Innan ni börjar bygga feedbackkultur – analyser nuläget, ta ett beslut & skapa utrymme

Följande steg är viktiga när ni vill bygga en feedbackkultur. Innan ni påbörjar dessa behöver ni skaffa er realistiskt uppfattning om er organisationskultur just nu. Inte den ni önskar ha utan den ni har. Sedan är det ledningen som har att ta ställning till om ni är beredda att förändra. När ni fattat ett beslut om det är det avgörande att ni skapar utrymme för utveckling genom att ge tiden, kunskaperna och förutsättningarna som krävs.

Ta de här stegen för att bygga feedbackkultur

Stegen överlappar och går in i varandra. Det behöver inte vara så att ni gör dem i ordningen de presenteras. Det viktiga är att ni täcker in alla stegen.

1. Skaffa kunskap och träning i att hantera feedback

Säkerställ att ni har en gemensam grund av kunskap om feedback och att alla i verksamheten får tillfälle att träna på att hantera återkoppling (miniminivån är att alla ledare får sådan kunskap och träning) både när det gäller att ge, ta emot och be om feedback. Det är viktigt att ni både vet hur man gör och har en förståelse för vad som kan göra det svårt och skapa försvarsreaktioner.

2. Bygg tillit och säkra psykologisk trygghet (LÄNKAT till sidan om PT)

Särskilt viktiga beteenden för tillit till dig som chef är att du gör det säger du ska göra och håller dina löften; att du upplevs som rättvis, att du kommunicerar öppet och transparent. Gör det här enkla testet LÄNK som ger en uppfattning om hur den psykologiska tryggheten i gruppen är, börja diskutera och se vad det är ni behöver lägga till eller ta bort för att människor ska känna sig bekväma att göra sin röst hörd, våga pröva nytt och stå för sina missar. I de flesta fall finns enorm brist på uppskattning i grupper med låg psykologisk trygghet. Att satsa på uppskattning av rätt sort är ofta det bästa att börja bygga trygghet med.

3. Led som förebild

Använd själv de beteenden du vill se hos andra. Var transparent och tydlig så att alla förstår dina förväntningar och beslut. Se och bry dig om dina medarbetare som personer och visa det. Ge massor av sådan uppskattning sodacxm verkligen lyfter (d.v.s. inte bara en klapp på axeln och ”bra jobbat”). Något av det viktigaste du vara en förebild i är att be om feedback och ta emot den väl. Var omtänksamt ärlig med feedback om förbättring och ta den direkt när du ser att det finns ett problem.

4. Ge alla motiverande kunskap om kultur, förhållningssätt & förändring

Jobba med er kultur genom att prata om vad en bedömningskultur och en utvecklingskultur är. Prata om mindset, hur vårt förhållningssätt påverkar hur vi hanterar feedback och hur vi kan utveckla det. Hjälp gruppmedlemmarna att förstå hur motivation fungerar så de kan lättare kan motivera sig själva. Prata om förändring och ge beredskap att hantera de motgångar som utveckling innebär.

5. Skapa delaktighet i förändringsprocessen

Viktigast är att visa att du/ledningen är intresserad av att få många olika perspektiv på verksamheten, att allas input är viktig, att delaktighet inte är ett spel för gallerierna utan en realitet. Bjud in till samtal och LYSSNA aktivt, för att verkligen förstå. Låt det människor tycker få leda till förändring och förklara varför i de fall det inte blir så. Involvera alla i att tycka, tänka och komma med förslag när det gäller hur ni vill ha det tillsammans och vad ni behöver göra för att komma dit. När människor märker att det de säger leder till utveckling så växer både engagemang och förtroende.

6. Strukturera in feedback i verksamheten

Lägg tid på att strukturera in feedback i rutiner och processer så att det blir lättare för er att använda era feedbackkulnskaper och skapa nya vanor. Identifiera tillfällen till att använda feedback och kom fram till hur ni ska göra det, exempelvis när ni arbetar i projekt, när ni ska lösa ett problem, vid rekrytering, innan och efter ett möte etc. Skapa traditioner. Bygg rutiner. Och kom ihåg att uppmärksamma alla steg ni tar i rätt riktning.